Un'interessante offerta di lavoro, un'azienda promettente e una candidatura che è già stata inviata. Ma poi non succede nulla per un po'. Passano giorni o addirittura settimane prima che arrivi un primo riscontro. In questo periodo, i candidati potrebbero aver già fatto domanda presso altre aziende o aver ricevuto un'altra offerta.
Proprio in un mercato del lavoro competitivo, un processo di candidatura lungo può diventare un grave svantaggio. Le aziende investono molto tempo e budget per raggiungere candidati qualificati. È quindi frustrante quando questi si ritirano a causa di attese inutili o processi complicati.
Un processo di candidatura rapido non significa che le decisioni di assunzione debbano essere affrettate. Si tratta piuttosto di gestire in modo efficiente i singoli passaggi, creare responsabilità chiare e consentire ai candidati un percorso di candidatura il più semplice possibile.
Perché la velocità nel recruiting è così importante
Chi si candida per un nuovo lavoro desidera sapere il prima possibile come proseguire. Un riscontro mancante genera incertezza su se la candidatura sia arrivata, se sia ancora in fase di valutazione o se la posizione sia già stata occupata.
Questo diventa particolarmente rilevante quando candidati qualificati si candidano contemporaneamente presso più aziende. Mentre un datore di lavoro sta ancora raccogliendo feedback interni, un'altra azienda potrebbe già aver invitato a un colloquio o aver fatto un'offerta.
Tempi di reazione lunghi aumentano quindi il rischio che candidati interessati si perdano nel corso del processo di recruiting.
Anche la percezione del datore di lavoro gioca un ruolo. Un processo di candidatura ben organizzato e trasparente trasmette professionalità e dimostra che un'azienda rispetta il tempo dei suoi candidati.
La velocità inizia quindi non solo con la decisione finale di assunzione, ma già al primo contatto.
Il processo di candidatura inizia prima dell'invio della candidatura
Un errore comune è limitare l'ottimizzazione del processo di candidatura esclusivamente alla gestione interna delle candidature ricevute. Già prima dell'effettivo arrivo della candidatura possono sorgere ostacoli inutili.
Proprio quando potenziali candidati vengono a conoscenza di una posizione tramite i social media, il successivo processo dovrebbe funzionare il più semplicemente possibile. Chi scopre un'offerta di lavoro interessante mentre è in movimento sullo smartphone potrebbe non avere a disposizione un curriculum aggiornato o una lettera di motivazione.
Se gli interessati devono prima creare un account utente, compilare numerosi campi del modulo o caricare più documenti, ciò può portare a un'interruzione anticipata del processo.
Pensate quindi a quali informazioni siano effettivamente necessarie per un primo contatto e quali dettagli possano essere richiesti in un secondo momento.
Con lo strumento di recruiting my.two.jobs è possibile ad esempio offrire diversi modi di candidatura come WhatsApp, LinkedIn o un breve modulo di candidatura. Le aziende possono decidere, a seconda della posizione, quali informazioni sono necessarie e aggiungere domande individuali.
Quanto sia importante una candidatura mobile semplice lo scoprirete anche nel nostro articolo Mobile Recruiting: Perché il processo di candidatura deve funzionare sullo smartphone.
Responsabilità chiare evitano attese inutili
Non ogni ritardo è causato da un processo di candidatura complicato. Spesso la sfida risiede anche nell'organizzazione interna.
Una candidatura arriva, viene inoltrata al dipartimento competente e attende un riscontro. Successivamente, devono essere coinvolte altre persone o devono essere concordati appuntamenti per un colloquio.
Se mancano responsabilità chiare, tali passaggi possono allungarsi inutilmente.
È quindi fondamentale stabilire già prima della pubblicazione di una posizione chi è responsabile per quali passaggi nel recruiting e entro quale termine deve arrivare un riscontro.
Possono essere utili ad esempio accordi chiari su chi esamina le nuove candidature, chi decide sull'invito al colloquio e quali persone sono coinvolte nella selezione finale.
Anche una gestione centralizzata dei candidati può aiutare a mantenere la situazione sotto controllo. Se tutte le persone coinvolte possono seguire lo stato attuale di elaborazione, si possono ridurre passaggi di lavoro duplicati e domande inutili.
Comunicazione: Anche un breve riscontro fa la differenza
Un processo di candidatura efficiente non si distingue solo per la rapidità con cui vengono prese le decisioni. È altrettanto importante che i candidati sappiano durante tutto il processo a che punto si trovano.
Già una conferma automatica di ricezione crea chiarezza sul fatto che la candidatura è stata inviata con successo. Successivamente, le aziende dovrebbero comunicare in modo il più trasparente possibile quando ci si può aspettare un prossimo riscontro.
Se una decisione si ritarda, una breve informazione intermedia è spesso più utile di settimane di silenzio. Perché una comunicazione mancante può portare i candidati a perdere interesse o a ritirarsi completamente dal processo di candidatura. Quali conseguenze può avere e come le aziende possono affrontare questo problema lo scoprirete nel nostro articolo Ghosting nel processo di recruiting: Perché i candidati si ritirano e come evitarlo.
Non ogni riscontro deve già contenere una decisione finale. Ciò che conta è che i candidati non rimangano nell'incertezza.
Le notifiche automatizzate possono alleggerire i team HR. In my.two.jobs i candidati ricevono ad esempio automaticamente una conferma di ricezione. Anche ulteriori aggiornamenti sullo stato possono essere automatizzati nel processo di candidatura.
In questo modo la comunicazione rimane affidabile, senza che ogni messaggio debba essere creato e inviato singolarmente.
Meno passaggi, ma non meno qualità
Un processo di candidatura rapido non dovrebbe compromettere una selezione accurata del personale. Si tratta piuttosto di mettere in discussione criticamente i processi esistenti.
Ogni posizione richiede davvero più turni di colloqui? Tutte le persone coinvolte devono essere presenti già al primo colloquio? E quali informazioni possono essere chiarite in anticipo attraverso domande di candidatura mirate?
Particolarmente per le posizioni con molte candidature in arrivo, una selezione preliminare strutturata può ridurre significativamente il lavoro. La condizione è che ci siano criteri chiari e pertinenti alla posizione.
Con domande di candidatura personalizzabili o un quiz di lavoro, le aziende possono ad esempio già durante la candidatura raccogliere informazioni rilevanti. Le risposte aiutano poi a elaborare le candidature ricevute in modo più mirato.
L'obiettivo non è escludere il maggior numero possibile di candidati nel minor tempo possibile, ma utilizzare il tempo disponibile dove è realmente necessario per una decisione informata.
Controllare regolarmente l'intero processo di recruiting
Chi desidera ottimizzare il processo di candidatura a lungo termine non dovrebbe solo modificare singoli passaggi, ma considerare l'intero percorso del candidato.
È utile controllare regolarmente sia l'inizio della candidatura che i successivi processi interni. È fondamentale ad esempio quanto sia semplice per gli interessati inviare la propria candidatura e quanto tempo intercorre tra l'arrivo della candidatura e il primo riscontro personale. Le aziende dovrebbero anche analizzare dove si verificano attese interne, se le responsabilità tra HR e dipartimenti sono chiaramente definite e quali passaggi sono effettivamente necessari fino alla decisione finale.
Una tale revisione aiuta a riconoscere ritardi inutili e a derivare opportunità di miglioramento mirate.
È particolarmente importante non considerare il processo di candidatura come un compito concluso. Requisiti, volume di candidature e processi interni possono cambiare. Pertanto, le aziende dovrebbero controllare regolarmente se i loro processi continuano a essere adatti alla situazione di recruiting attuale.
Conclusione
Un processo di candidatura rapido è molto più di un sollievo organizzativo per le risorse umane. Contribuisce a mantenere vivo l'interesse dei potenziali dipendenti, a rafforzare la percezione del datore di lavoro e a evitare ritiri inutili lungo il percorso del candidato.
Ciò che conta non è prendere decisioni di assunzione il più rapidamente possibile, ma ridurre ostacoli inutili, tempi di attesa e cicli di coordinamento.
Un inizio semplice della candidatura, responsabilità interne chiare e una comunicazione trasparente costituiscono la base per questo. Le aziende che mettono regolarmente in discussione i loro processi e li semplificano in modo sensato creano così migliori condizioni per un recruiting efficiente e favorevole ai candidati.
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