Le candidature tramite WhatsApp, i messaggi su LinkedIn o le candidature tramite i social media fanno ormai parte della quotidianità del recruiting per molte aziende. I vantaggi sono evidenti: minori barriere per le candidature, comunicazione più rapida e una migliore raggiungibilità dei potenziali candidati. Ma è tutto ciò conforme alla protezione dei dati?
La risposta breve è: Sì. Il social recruiting può essere attuato in conformità al GDPR – ma solo se vengono soddisfatte determinate condizioni. Proprio qui sorgono spesso incertezze nella pratica.
Perché la protezione dei dati è così importante nel social recruiting
Non appena i candidati trasmettono i loro dati di contatto, i documenti di candidatura o altre informazioni personali, un'azienda elabora dati personali. Non importa se la candidatura arriva tramite un modulo classico, LinkedIn o WhatsApp. I requisiti legali per la protezione dei dati rimangono gli stessi. Se questi requisiti non vengono rispettati, possono sorgere non solo rischi legali. Anche la fiducia dei potenziali candidati può risentirne.
I principi fondamentali della protezione dei dati nel recruiting
Ottenere il consenso in modo trasparente
I candidati devono poter sempre comprendere quali dati vengono raccolti e a quale scopo. Un consenso chiaro e documentato crea la necessaria trasparenza e costituisce la base per un'elaborazione conforme alla protezione dei dati.
Utilizzare i dati solo per lo scopo previsto
I dati dei candidati possono essere utilizzati fondamentalmente solo per il concreto processo di candidatura. Se i candidati devono essere inseriti in un Talent Pool, di solito è necessaria un'approvazione separata.
Definire e rispettare i termini di cancellazione
Un errore comune nella pratica sono i dati dei candidati che rimangono memorizzati per anni. Pertanto, le aziende dovrebbero definire processi chiari per la conservazione e la cancellazione dei dati personali e verificarli regolarmente.
Utilizzare sistemi sicuri
La protezione dei dati non inizia solo con l'informativa sulla privacy, ma già con l'attuazione tecnica. Numeri di cellulare privati, chat personali o memorizzazione dei dati non strutturata aumentano notevolmente il rischio di problemi legati alla protezione dei dati.
Documentare le prove
Le aziende dovrebbero poter sempre comprendere quando sono stati forniti i consensi, quali dati sono memorizzati e quando sono avvenute le cancellazioni. Una documentazione accurata facilita non solo i processi interni, ma anche eventuali controlli.
Errori tipici nel social recruiting
Nella pratica, i problemi di protezione dei dati non sorgono di solito per cattive intenzioni, ma per la mancanza di processi.
Particolarmente comuni sono:
Candidature tramite numeri WhatsApp privati
Falta o consensi poco chiari
Memorizzazione dei dati dei candidati nelle caselle di posta elettronica
Mancanza di termini di cancellazione definiti
Mancanza di documentazione dei passaggi di elaborazione
Man mano che il social recruiting cresce, diventano quindi sempre più importanti i processi standardizzati.
Allo stesso tempo, si dimostra che vie di candidatura semplici e rapide possono ridurre notevolmente le barriere per i candidati. Su cosa le aziende dovrebbero prestare attenzione nell'uso del recruiting tramite WhatsApp, leggi nel nostro articolo «WhatsApp Recruiting».
Come le aziende creano una base conforme alla protezione dei dati
La protezione dei dati non dovrebbe essere vista come un ostacolo, ma come una parte integrante di un processo di recruiting professionale.
Utili sono ad esempio:
Testi di consenso uniformi
Chiare responsabilità nel team di recruiting
Formazione regolare
Concetti di cancellazione definiti
Utilizzo di soluzioni aziendali ufficiali invece di account privati
Chi crea queste basi può utilizzare il social recruiting in modo efficiente e conforme alla legge.
Importante quanto la protezione dei dati è la scelta dei canali giusti. Infatti, anche la migliore campagna di recruiting ha poco effetto se il pubblico di riferimento non è attivo lì. Quanto siano realmente presenti i diversi gruppi target sui social media, scoprilo qui.
Conclusione
Il social recruiting e la protezione dei dati non si escludono a vicenda. Al contrario: chi utilizza i processi e i sistemi giusti può raggiungere i candidati in modo semplice e soddisfare al contempo i requisiti del GDPR. Decisivi sono consensi trasparenti, elaborazione sicura dei dati e processi chiari nella gestione dei dati dei candidati.
Con la giusta base tecnica, il social recruiting non è solo efficiente, ma anche legalmente assolutamente pulito e rilassato. Two.jobs ti solleva in gran parte dal peso della compliance, così puoi concentrarti completamente sulla ricerca di buoni talenti.
Fonti:
